Hoe organiseer je een onvergetelijk geocaching evenement?

Je hebt ooit een cache gevonden op een plek die je adem inhield. Nu wil je dat gevoel delen met anderen. Logisch. Een geocaching evenement organiseren is makkelijker dan je denkt, als je weet waar je moet beginnen. In deze gids nemen we je stap voor stap mee: van het kiezen van de locatie tot de evaluatie achteraf, inclusief een kant-en-klare checklist.

Wat is een geocaching evenement?

Een geocaching evenement is een geplande bijeenkomst van geocachers op een vaste locatie en een vast tijdstip. Op geocaching.com staat dit geregistreerd als een Event Cache en heeft een eigen cachecode die deelnemers kunnen loggen. Anders dan bij gewone caches draait het hier niet puur om het zoeken, maar om ontmoeten, kennis delen en samen buiten zijn.

Geocaching evenementen variëren sterk in omvang: van een informele koffiebijeenkomst met vijf mensen tot een meerdaags festival met honderden deelnemers. De formule bepaal jij.

Waarom een geocaching evenement organiseren?

De meeste geocachers zoeken hun caches in stilte, alleen of met een handvol bekenden. Een evenement verandert dat. Het brengt mensen bij elkaar die anders nooit de GPS in dezelfde richting zouden wijzen. Maar er zijn meer goede redenen:

• Je vergroot de lokale geocaching community en trekt nieuwe deelnemers aan.
• Je kunt kennis delen over technieken, GPS-gebruik en nieuwe cachetypen.
• Je geeft iets terug aan de natuur, bijvoorbeeld via een CITO-actie.
• Je bouwt een naam op als betrouwbare organisator binnen de community.
• Je logboek groeit: deelnemers loggen jouw Event Cache, wat bijdraagt aan je geocaching profiel.

Pin

Een geocaching evenement organiseren: stap voor stap

Stap 1: Kies de juiste locatie

De locatie maakt of breekt je evenement. Een prachtige plek in een druk stadspark trekt bezoekers, maar een verborgen juweeltje in een bosgebied of langs het water creëert sfeer. Houd bij je keuze rekening met:

• Bereikbaarheid: is er voldoende parkeergelegenheid en openbaar vervoer in de buurt?
• Toegankelijkheid: kunnen ook kinderen en mensen met beperkte mobiliteit meedoen?
• Ruimte: past de verwachte groep op de locatie zonder hinderlijk samen te drommen?
• Omgeving: zijn er leuke wandelroutes, bijzondere natuur of historische plekken in de buurt?
• Voorzieningen: zijn er sanitaire faciliteiten, of moet je ze zelf regelen?

Stap 2: Vraag toestemming aan de terreinbeheerder

Dit is de stap die veel organisatoren overslaan, tot ze een boze boswachter tegenkomen. Vrijwel elke locatie buiten je eigen erf heeft een beheerder of eigenaar: Staatsbosbeheer, een gemeente, Natuurmonumenten of een particuliere grondeigenaar.

Vraag ruim van tevoren toestemming. Twee tot drie maanden voor het evenement is geen overkill voor grotere bijeenkomsten. Vermeld in je aanvraag:

• Wat geocaching precies is (niet iedereen kent het).
• Hoeveel deelnemers je verwacht.
• Hoe lang het evenement duurt.
• Hoe je omgaat met afval en natuurbehoud.
• Of je tijdelijke caches wilt plaatsen en zo ja, waar.

Stap 3: Regel de logistiek

Logistiek is het verschil tussen een evenement dat soepel loopt en een dag die je meer stress oplevert dan een cache op niveau 5. Plan de volgende elementen:

Routes en bewegwijzering: Maak een duidelijke routebeschrijving voor deelnemers. Overweeg bewegwijzering op locatie met simpele borden of lint. Bij grotere evenementen is een duidelijk ontvangstpunt onmisbaar.

EHBO en veiligheid: Zorg voor minimaal één persoon met EHBO-kennis op het evenement. Bij grotere bijeenkomsten is een EHBO-koffer verplicht. Denk ook aan: insectenbeten, brandnetels en de gevaren van ongelijke bosgrond.

Afvalbeheer en Leave No Trace: Zorg voor voldoende afvalpunten en communiceer het Leave No Trace-principe actief aan deelnemers. Dit versterkt ook je relatie met de terreinbeheerder voor toekomstige evenementen.

Draaiboek per uur: Schrijf een draaiboek met een tijdlijn. Benoem wie waarvoor verantwoordelijk is. Zo voorkom je dat iedereen naar elkaar kijkt als de koffie op is.

Stap 4: Meld je evenement aan op geocaching.com

Je evenement aanmelden op geocaching.com is een vereiste om het officieel te maken en vindbaar voor andere geocachers. Zo doe je dat:

1. Log in op geocaching.com en ga naar je profiel.
2. Klik op ‘Hide a Cache’ en kies het type Event Cache (of CITO Event als je een opschoonactie organiseert).
3. Vul alle verplichte gegevens in: naam, beschrijving, locatiecoördinaten, datum en starttijd.
4. Wacht op goedkeuring door een cache reviewer van Groundspeak. Dit kan enkele dagen duren.
5. Na goedkeuring is je evenement zichtbaar op de kaart en kunnen deelnemers zich aanmelden.

Dien je aanmelding minimaal twee weken voor het evenement in. Voor grotere evenementen zoals een Mega of Giga Event is de doorlooptijd aanzienlijk langer.

Stap 5: Promoot je evenement

Een goedgekeurd Event Cache op geocaching.com zorgt voor basisbereik. Maar wil je een gevuld evenement? Dan heb je meer nodig. Gebruik deze kanalen:

• Facebook-groepen: deel je evenement in regionale geocaching-groepen. Wees specifiek over locatie, programma en doelgroep.
• Lokale outdoor clubs: neem contact op met wandelclubs, scoutinggroepen of natuurverenigingen in de regio.
• Gemeente of bibliotheek: vraag of ze het evenement willen vermelden op hun activiteitenkalender.
• OutdoorOnly community: deel het evenement voor extra bereik onder outdoor liefhebbers.

Stap 6: De dag zelf

De voorbereiding zit erop. Nu is het tijd voor het echte werk. Een paar praktische punten voor de dag zelf:

• Wees er vroeg. Zeker een uur voor aanvang om de locatie te controleren, bewegwijzering te plaatsen en caches te checken.
• Heb een contactpersoon beschikbaar die deelnemers via telefoon of WhatsApp kunnen bereiken.
• Zorg voor een duidelijk ontvangstpunt waar deelnemers weten dat ze moeten zijn bij aankomst.
• Begroet deelnemers persoonlijk als het kan. Een warme ontvangst zet de toon voor de rest van de dag.
• Maak foto’s voor je eigen archief en voor de promotie van een volgend evenement.

Stap 7: Evalueer en verbeter

De dag is voorbij, de logboeken zijn gevuld en de caches zijn netjes opgeruimd. Maar het werk zit er nog niet helemaal op. Neem de tijd voor een korte evaluatie:

• Stuur deelnemers een korte bedankmail en vraag om feedback.
• Bekijk de logs op geocaching.com: wat schrijven deelnemers in hun vermeldingen?
• Bespreek intern wat goed ging en wat beter kan.
• Documenteer je draaiboek met aanpassingen voor een volgend evenement.
• Bedank vrijwilligers en samenwerkingspartners persoonlijk.

Pin

Activiteiten die je evenement onvergetelijk maken

Geocaching zelf is al leuk genoeg. Maar een extra activiteit of twee maakt van een gewoon evenement een memorabele dag. Denk aan:

Voor beginners: Organiseer een korte introductie van 15 minuten over hoe geocaching werkt. Leg uit hoe je een hint leest, hoe je de app instelt en wat je doet als je de cache niet vindt. Beginners zijn hier eeuwig dankbaar voor.

Voor gevorderden: Voeg een uitdagende multi-cache of puzzelcache toe die speciaal voor het evenement is aangemaakt. FTF-competitie (First To Find) werkt altijd motiverend voor de fanatieke geocacher.

Voor iedereen:

• Geocoin-ruil: geocachers ruilen graag trackers en munten. Geef daar ruimte voor.
• Workshop GPS-gebruik of natuurfotografie.
• Gezamenlijke picknick of barbecue aan het einde van het programma.
• Kleine prijsuitreiking voor leukste log, verste reisafstand of snelste FTF.

Wat is een CITO-evenement?

CITO staat voor Cache In Trash Out. Je combineert geocachen met het opruimen van zwerfafval of een andere vorm van natuurherstel. Groundspeak, de organisatie achter geocaching.com, stimuleert dit actief en CITO Events hebben een eigen cachetype op het platform.

Wat maakt een CITO-evenement bijzonder? Deelnemers voelen zich direct betrokken bij iets wat groter is dan henzelf. Ze gaan niet alleen naar huis met gevulde logboeken, maar ook met een goed gevoel over wat ze hebben achtergelaten. Of eigenlijk: wat ze hebben meegenomen.

Praktisch: zorg voor vuilniszakken, handschoenen en eventueel grijpers. Spreek vooraf af waar het verzamelde afval naartoe gaat en wie dat regelt.

Veelgestelde vragen over een geocaching evenement organiseren

Checklist: een geocaching evenement organiseren

Gebruik deze checklist als leidraad bij het organiseren van jouw geocaching evenement:

OutdoorOnly verdict

Een geocaching evenement organiseren is geen rocket science, maar vraagt wel om goede voorbereiding. De drie dingen die het meeste verschil maken: vroeg toestemming vragen, een realistisch draaiboek schrijven en de locatie echt kennen voordat deelnemers er aankomen.

Begin klein. Een evenement met 20 enthousiaste deelnemers is waardevoller dan een slecht georganiseerd spektakel met 200. Leer, verbeter en groei. De geocaching community is royaal met complimenten voor mensen die initiatief nemen.